Rapporteren

Rapporteren

Wanneer je iets merkt wat vreemd is of wat je niet vertrouwt, dan moet je dit altijd rapporteren. Het is van belang om op de juiste wijze het voorval weer te geven.

• Rapportage: een administratief hulpmiddel.
• Rapporteren: schriftelijk en/of mondeling informeren en verantwoording afleggen.

1. Mondeling rapporteren

• Voordeel: Snel inlichten, snel reactie.
• Nadeel: Geen bewijs van wat is gecommuniceerd.

1. Geef kort en bondig weer wat er gebeurd is, alleen relevante informatie.
2. Gebruik duidelijke heldere woorden.
3. Spreek langzaam.
4. Blijf rustig.
5. Gebruik geen straattaal, geen populaire uitdrukkingen.
6. Let goed op wie er meeluistert.
7. Zorg ervoor dat de ontvanger heeft begrepen wat er verteld is.

2. Schriftelijk rapporteren

• Zorg dat je altijd schrijfgerei bij de hand hebt (pen + notitieblokje).
  _ dit gerei heb je vast nodig om in het kort te aantekeningen te maken na het constateren van een (ernstig) gebeurtenis of net noteren van een signalement.
• Noteer zoveel mogelijk alle antwoorden die je kunt bedenken bij de geheugensteun  de gouden “7 W’s“.
  _ 1) Wie?
  _ 2) Wat?
  _ 3) Waar?
  _ 4) Wanneer?
  _ 5) Waarmee?
  _ 6) Welke wijze (hoe)?
  _ 7) Waarom?

1. Bouw het rapport op in chronologische volgorde.
2. Gebruik korte heldere zinnen, maar niet in “telegramstijl”.
3. Vermeld alleen feiten.
4. Trek geen conclusie.
5. Geen vermoeden. Indien er wel een vermoeden bestaat, vermeld dan waarom je dit denkt.
6. Schrijf zoals je praat.
7. Gebruik steeds hetzelfde woord voor het onderwerp.
8. Beschrijf wat heb je waargenomen. Gebruik “ik zag”, “ik hoorde”, “ik rook ” enzovoorts.
9. Gebruik bij tijdvermelding de 24-uur registratie.
10. Gebruik bij tijdvermelding: “ongeveer”, “omstreeks”.
11. Vermeld zoveel mogelijk de naam van de betrokken personen.
12. Vermeld aankomst en vertrek van personen.
13. Maak het rapport op in de “verleden tijd”, behalve de tekst van de getuigenverklaring.
14. Vermijd afkortingen.
15. Gebruik geen typex.
16. Gebruik de juiste titels van personen.

Voorbeeld rapportage

---

 Literatuur

• C. van Duykeren & P. Bouman (2009), “Event Security Officer”